Менеджмент изменений определяет, как в организации проходят важные изменения и как к ним адаптируются сотрудники. Здесь мы поговорим о менеджменте изменений на производственных линиях.
Изменения нужны в любом бизнесе: неспособность адаптироваться к меняющимся условиям рынка приведёт к стагнации и падению доходов компании. С другой стороны, изменения, вводимые слишком быстро и часто, сделают производство нестабильным и создадут риск выпуска некондиционных продуктов с потенциально катастрофическими последствиями.
Менеджмент изменений можно использовать, чтобы определить, какие изменения можно и нельзя провести, и создать систему мониторинга эффективности после их внедрения. Программа менеджмента изменений должна быть понятной и простой в использовании; чем сложнее инструкция, тем выше риск, что выполняющие её люди создадут дополнительные проблемы.
Некоторые руководители компаний задают себе вопрос: «Зачем мне программа менеджмента изменений, если раньше я прекрасно обходился без неё?» Ответ такой: она делает производственный процесс более прозрачным и облегчает инструктаж и командную работу при проведении изменений.
В современных производственных компаниях (в том числе пищевых) возникают такие проблемы, как:
- Инициативы по сокращению расходов
- Текучка кадров
- Давление на сотрудников, касающееся объёмов производства и контроля качества
- Различные инициативы, мешающие ключевым руководителям посещать производственную зону
- Требования высшего начальства рисковать, мыслить нестандартно и самостоятельно решать возникающие проблемы могут привести к изменениям, последствия которых сотрудники не будут понимать
Проводя то или иное изменение, сотрудник или руководитель всегда хочет сделать, как лучше, но не всегда обладает опытом, навыками и знаниями, необходимыми для понимания того, какие будут последствия, в том числе на других этапах цепи поставок. Также нужно помнить о том, что изменения не всегда дают мгновенный эффект; переходить к следующей проблеме нужно не после того, как вы провели изменение, а после того, как вы увидели положительный результат.
Реальный пример 1
В качестве простого примера рассмотрим производителя напитков, у которого программы менеджмента изменений не было. Завод столкнулся с проблемой низких объёмов производства, и руководитель пришёл к выводу, что процесс чистки отнимает слишком много времени. Новый сотрудник санитарного отдела проявил инициативу и решил упростить систему CIP-мойки (или безразборной чистки), что позволило работать на час больше каждый день.
Объём производства увеличился, но в результате ускоренной чистки в одной из машин накопились мусор и биоплёнки. Участились случаи выпуска некачественной продукции. Руководство решило приостановить работу и проинспектировать линию производства и обнаружило, что методы чистки неэффективны.
Компания потеряла много времени и денег, но что ещё важнее – из-за отсутствия программы менеджмента никто не помнил, какое изменение привело к проблеме и кто за него отвечал. Поэтому пришлось тратить ещё больше денег и времени – на диагностику механической поломки CIP-системы, проведение внешних аудитов, изменение концентраций чистящих средств.
Реальный пример 2
В похожей компании был неэффективен процесс безразборной стерилизации (SIP) из-за непрочных крепежей. Инженер, нанятый недавно и раньше не работавший в пищевых компаниях, решил выбрать другой материал и нашёл прокладку, которая не только предотвращает протечки, но и служит дольше обычной.
Новые прокладки заказали и со временем установили их на всей линии производства. Протечек не стало, но через два месяца началось производство некачественной продукции.
Систему отключили, очистили, а затем открыли оборудование и обнаружили, что на прокладках образовались микротрещины, в которых скопились бактерии. На поверхностях рядом с прокладками были обнаружены биоплёнки.
Как и в примере 1, никто не стал брать на себя ответственность. Так как проблему обнаружили не сразу, потребовалось дополнительное заседание для её обсуждения, за которым последовала замена деталей, интенсивная чистка и дезинфекция всей производственной линии. Обе ситуации можно было предотвратить с помощью программы менеджмента изменений.
Как разработать программу менеджмента изменений
- Определите, почему вы внедряете новую программу и чего вы планируете достичь
- Обсудите программу с высшим руководством и убедитесь, что оно поддерживает вашу инициативу
- Создайте линейный процесс, который сделает внедрение изменений простым и понятным
- Разработайте программу тренинга, на котором сотрудникам объяснят, почему это важно, как этим пользоваться и что будет предотвращено
- Включите в тренинг реальные примеры (описанные выше или другие, о которых вы знаете), которые подчеркнут эффективность программы
- Когда программа будет внедрена, проанализируйте её применение и сообщите о том, как она улучшила производство и какие проблемы были предотвращены
Дополнительные практики
Американский эксперт по безопасности пищевой продукции Роберт Мэннинг даёт следующие рекомендации по созданию и внедрению программ менеджмента изменений:
- Менеджмент изменений может стать обучающей платформой для тренинга новых и имеющихся сотрудников.
- Чем проще программа, тем она эффективнее.
- Тренинг должен включать разъяснение того, какие компоненты и ситуации включены в программу, а какие – нет.
- Создание программы может проходить в несколько фаз: оно начинается с персонала предприятия (например, команды из отдела контроля качества), но может перейти на «корпоративный» уровень, если это необходимо.
- Системы электронного мониторинга дают ценную информацию о том, какие изменения проходят и кто за них отвечает.
- Программа подлежит продолжительному улучшению с помощью анализа ошибок и анализа причин, по которым они возникли.
Частые ошибки
- Программы менеджмента изменений, написанные слишком длинно или слишком сложным языком, трудны для понимания и соблюдения.
- Программы, которые не могут получить одобрение быстро (обычно за 8 часов или меньше), не будут решать проблемы своевременно.
- Если начальство закрывает глаза на результаты программы, то она неэффективна.
- Если программу много раз подряд отвергали и требовали исправлений, она может получиться слишком сложной (см. пункт 1).
Заключение
Внедрение программы менеджмента изменений полезно для организации тем, что предотвращает и снижает производственные риски. Так как этот процесс подразумевает сообщение информации сотрудникам сразу нескольких уровней, их командная работа позволяет взглянуть на проблему с разных точек зрения, что приводит к принятию оптимальных решений и улучшению работы производственных линий.
Источник: crispy.news
